Personalehåndbog

Systemate’s værdigrundlag

” Hos Systemate drømmer vi stort, og vi vil gerne være de bedste i Danmark til at levere digitalisering og grøn software til vores kunder.”

Socialtsamvær

Hos Systemate tror vi på, at det sociale fællesskab betyder meget for den enkelte medarbejders trivsel. Derfor har vi følgende tilbud, der skal understøtte det sociale engagement.

Frokost

Frokosten finder sted i Personalerestauranten i stueetagen.

Systemate’s personaleforening

Systemate’s personaleforening hedder Festimate.

Systemates brug af billeder

I Systemate har vi tradition for at tage situationsbilleder når vi holder interne sociale arrangementer, samt de arrangementer, der afholdes i arbejdsregi. At dele disse situationsbilleder eksternt er en stor del af den måde vi ønsker at brande os på, da Systemate gerne vil vise potentielle kunder, fremtidige medarbejdere, samt resten af branchen, at Systemate består af dygtige individer, der kan have det sjovt og hyggeligt sammen. Dette betyder i praksis, at du som medarbejder kan forvente, at der tages billeder når vi mødes i sociale sammenhænge, og at en håndfuld af disse lægges ud eksternt når det giver mening.

Personalegoder

Frugt og drikkevarer

Vi tilbyder frisk frugt, nødder og andre snacks og lækkerier i arbejdstiden, samt frie læskedrikke og kaffe/the/kakao.

Medarbejderbredbånd

Fleksibiliteten i at kunne arbejde hjemmefra er et behov vi understøtter ved at give dig mulighed for at få arbejdsgiverbetalt bredbåndsforbindelse. Kontakt i den forbindelse

Bogordning

Som medarbejder i Systemate, kan du købe fagrelevante bøger på Systemate’s regning. Køb af bøger aftales med din nærmeste leder.

Rabatordning

Der er indgået en aftale med både Profiloptik og Synoptik om køb af skærmbriller og solbriller. Læs mere om rabatten her.

Sygdom

Sådan melder du dig syg

På din første sygedag skal du kontakte din nærmeste leder og melde dig syg.

Når du er rask igen

Så snart du ved, at du kan begynde at arbejde igen, bedes du meddele dette til nærmeste leder.

Forebyggelse af sygdom: Hvad gør Systemate?

Hos Systemate arbejder vi aktivt på at forbedre trivsel hos vores ansatte. Hos Systemate tilbyder vi derfor flere ting, der kan være med til at forebygge sygdom:

Fraværssamtale –hvornår?

Hvis du har mere end 3% fravær eller kommer i en længerevarende sygdomsperiode, vil din leder indkalde til en fraværssamtale.

Arbejdsskade/arbejdsulykke

Er du uheldig og kommer ud for en arbejdsskade hvor du er nødsaget til at søge læge, tandlæge eller skadestuebehandling, skal dette anmeldes til Systemate’s arbejdsskadeforsikring gennem din daglige leder og til vores arbejdsmiljørepræsentant.

Interne politikker

Rekruttering

Din introduktion

Hos Systemate lægger vi stor vægt på, at du som ny medarbejder, føler dig godt modtaget, og hurtigt lærer Systemate at kende. Den medarbejder, der er udnævnt som din “buddy”, vil give dig en orientering om formelle og uformelle regler, rutiner og traditioner. Din nærmeste leder derimod, vil holde dig opdateret på Systemates overordnede mål og strategier. Introduktionen vil desuden sikre en indføring i dine egne arbejdsopgaver, foruden en generel præsentation af virksomheden.

Fastholdelse

Det er vigtigt for Systemate at fastholde og udvikle en medarbejderstab med et højt kompetenceniveau. For at sikre dette, arbejder virksomheden med at styrke kompetenceniveauet hos hver enkelt medarbejder. Det gøres ved at prioritere vidensdeling, ved at give medarbejderen mulighed for at vokse i den rolle man besidder, samt ved at give mulighed for at afprøve andre roller som matcher medarbejderens karrierevej og ønsker.

Fratrædelse

Fratrædelse kan ske enten ved at du selv opsiger din stilling eller at du bliver afskediget. I førstnævnte tilfælde skal opsigelsen ske skriftlig til nærmeste leder. Alle opsigelser og fratrædelser skal ske på en værdig, ordentlig og fleksibel måde. Dette gælder både for medarbejderen selv og for Systemate.

Fratrædelser annonceres på Slack og intranettet.

Tavshedspligt

Som en del af vores ansættelsesaftale, er du underlagt en loyalitets-og tavshedspligt. Denne indebærer bl.a. at du ikke må videregive fortrolige oplysninger til tredjemand. Hvis du er i tvivl om hvorvidt du arbejder med fortrolige oplysninger, gå da ud fra at disse oplysninger er fortrolige. Du må ikke videregive disse informationer uden at have afstemt med din leder først.

Loyalitet

Hos Systemate tror vi på, at en virksomheds succes i stor grad er afhængig af det omdømme som virksomheden har. Derfor regner vi med, at du bidrager til vores positive omdømme ved at følge den gamle regel om at ”udtrykke din tilfredshed ude, og eventuel utilfredshed hjemme”.

Medarbejderudviklingssamtaler

Mindst en gang om året vil du blive inviteret til en samtale med din leder. Denne samtale har til formål at sætte dig og din udvikling i fokus. Det er vigtig for Systemate at have de dygtigste medarbejdere og det vil vi i også i disse samtaler understøtte.

Lønsamtale

Arbejdskultur og Arbejdsforhold

Mødetid, flextid og ”fixtid”

Systemate’s åbnings-og telefontid er 8.00 –16.00.

Vi opererer desuden med begrebet ”Fixtid”.

Fixtider defineret som det interval, hvor du er forpligtet til fremmøde, såfremt der er planlagte aktiviteter, der kræver tilstedeværelse. Det vil eksempelvis være projekt-og kundemøder m.v. Fixtiden ligger mellem kl. 9.30 –14.30. Du kan naturligvis altid afspadsere eller afholde dine fridage efter aftale med din nærmeste leder.

Tidsregistrering

Din arbejdstid registreres i vores tids-og projektregistreringssystem TimeLog. Du vil blive introduceret til det system i forbindelse med din opstart hos Systemate.

Overarbejde

Der kan i perioder være projekter, der kræver en ekstraordinær indsats. Overarbejde skal altid aftales forud med nærmeste leder og aflønnes jvf. din ansættelseskontrakt.

Nøgler og koder

Når du ansættes i Systemate, får du udleveret en nøglebrik og et kodeord til Systemate’s kontorbygning. Når du forlader din stilling i Systemate skal nøglebrikken afleveres tilbage til virksomheden. Kontorbygningen i Skejby benytter sig af et fælles alarmsystem. Vejledningen i brugen af dette alarmsystemet findes på vores Intranet. Der gives desuden en introduktion ved udleveringen af nøglebrikken på din første ansættelsesdag.

Medarbejdertelefon

Såfremt du har brug for en telefon for at kunne løse dine opgaver, vil du få udleveret en medarbejdertelefon, der vil fungere som arbejdstelefon i arbejdsregi. Det tildelte telefonnummer tilhører Systemate, og kan ikke tages med videre når du forlader virksomheden.

Telefonkultur

Foruden vores medarbejdere, er vores kunder en af vores vigtigste nøgleressourcer. Derfor forventer vi, at du som medarbejder besidder situationsfornemmelse, og samtidig udviser interesse for kundens forventninger og ønsker, uanset hvilken situation du befinder dig i. Hvis en kunde ringer med et spørgsmål, er det selvfølgelig yderst vigtigt, at du giver dem det korrekte svar inden for et rimeligt tidsrum, og samtidig udviser forståelse over for deres bekymringer og udfordringer.

Medarbejdertelefon og privattelefon i arbejdstiden

Med hensyn til private samtaler, er det selvfølgelig tilladt at benytte din medarbejdertelefon til at give og modtage nødvendige beskeder i arbejdstiden. Ligeledes gælder det for din private mobiltelefon.

Møder og mødekultur

Ved indkaldelse til møder er du som mødeleder ansvarlig for, at der bookes et frit mødelokale i Outlook, og at der bliver udstedt en dagsorden til deltagerne. Eventuelt afbud til et møde meddeles mødelederen, gerne allerede ved modtagelse af mødeindkaldelsen eller senest på dagen før mødet. Ved møder med eksterne deltagere, er det mødelederen, der er ansvarlig for eventuel kaffe eller anden forplejning til mødet.

Visitkort

Alle medarbejdere har mulighed for at få trykt et visitkort. Hvis du ønsker at få et visitkort, kontakt da Morten Randrup på mra@systemate.dk.

Dresscode

Hos Systemate har vi ikke nogen konkrete regler for dresscode. Vi stoler på at du som medarbejder vil klæde dig på efter omstændighederne. Dette betyder med andre ord, at du naturligvis er klædt pænt på ved kundemøder og lignende situationer hvor du repræsenterer Systemate.

Elektronisk post

Du vil modtage løbende information via din arbejdsmail. Men vær opmærksom på at e-mail til alle ikke overdrives. Systemate kontrollerer naturligvis ikke sine medarbejdersbrug af Internet og e-mail, men af hensyn til vores daglige drift, er det nødvendigt, at der er mulighed for os at have adgang til den enkelte medarbejders e-mails –især ved medarbejders fravær. Derfor forbeholder Systemate sig retten til at åbne og læse dine e-mails, i situationer hvor vi skønner at dette er nødvendigt. Gennemsyn af de e-mail, der er mærket som værende private, forudsætter at Systemate har indhentet samtykke til, at dette må finde sted. Hvor der ikke måtte være meddelt samtykke, skal gennemsynet være påkrævet af dokumenterbare, saglige og driftsmæssige mål.

Intranet

På vores Intranet, findes der mange nyttige oplysninger.

Datasikkerhed

Vi stiller internetadgang og brug af e-mail til rådighed for dig, med henblik på at lette informationssøgningen, og samtidig at øge kommunikationsmulighederne i det daglige arbejde. I arbejdstiden er det derfor kun tilladt at bruge Internettet til private formål i begrænset omfang, som f.eks. hurtigt opslag og korte beskeder. Internettet og brug af e-mails i ikke-arbejdsmæssig sammenhæng må kun ske i det omfang, det er foreneligt med din varetagelse af dit daglige arbejde hos Systemate, og under iagttagelse af retningslinjerne beskrevet nedenfor:

Backup

Alle dokumenter og lignende, der har med kunder og/eller virksomheden at gøre, skal ligge på Systemate’s fællesdrev. Dette er nødvendigt, så der løbende bliver taget backup af filerne. Der bliver omvendt ikke taget backups af medarbejdernes Pc’er. Dette skal medarbejderne selv sørge for. På Systemates intranet ligger der en vejledning i hvordan medarbejderen kan få sine dokumenter under backup.

Arbejdsmiljøorganisationen

Systemate har en Arbejdsmiljøorganisation (AMO). AMOs opgaver og funktion handler primært om at medvirke til at skabe rammerne for et godt arbejdsmiljø i virksomheden. Arbejdsmiljø omhandler de fysiske, psykiske og sociale forhold. AMO består af:

Kørselsgodtgørelse, rejser og rejseafregninger

Bruger du din egen bil i forbindelse med en arbejdsopgave, vil du få godtgørelse efter statens regler og takster. Du får udbetalt din godtgørelse ved den førstkommende lønudbetaling, mod at du afleverer et kørselsregnskab. Dette fører du i TimeLog sammen med din egen timeregistrering og eventuelle udlæg. Bemærk, at der er skattemæssigt særlige forhold, når du over længere tid kører på fast basis, eksempelvis ud til en kunde. Skal du i forbindelse med dit arbejde benytte offentlige transportmidler som f.eks. tog/færge/fly, hotelovernatning m.v., skal rejsen planlægges så den sker på den mest økonomisk ansvarlige måde. Eventuelle udlæg afregnes umiddelbart efter rejsen. Der ligger en særlig vejledning for rejseafregning i TimeLog.

Indkøb og udlæg

Hvis du har behov for at købe varer til et projekt eller lignende, der er i Systemate’s interesse, kontakt da din nærmeste leder eller virksomhedens administrerende direktør inden købet foretages. Der ligger en særlig vejledning for indkøb og udlæg på intranettet. Der ligger en særlig vejledning for indkøb og udlæg på intranettet.

Pressekontakt

Kontakten til medier vedrørende markedsføring af Systemate varetages af de ansvarlige medarbejdere på området. Det vil være virksomhedens administrerende direktør, der udtaler sig til pressen på Systemates vegne.

Adresse-og navneændringer

I Systemates personalekartotek (HR-ON) er de nødvendige informationer vedrørende dit ansættelsesforhold m.v. Vi registrer data som er nødvendig for din ansættelse, eksempelvis til brug for lønudbetaling, lovbestemte indberetninger og lignende. Ved skift af adresse, navn, telefonnummer og lignende, beder vi dig rette det i Systemates personalekartotek (HR-ON) eller meddele dette til Systemates HR chef Lisa Jakobsen på mail: lja@systemate.dk.

Jubilæum

Hos Systemate sætter vi stor pris på loyalitet, og ønsker derfor at vise vores glæde over, at du har været en trofast medarbejder gennem flere år. Derfor markerer vi jubilæer I forbindelse med din 10, 15, 20, 25, 40 og 50 års ansættelse. Har du været ansat i mere end 20 år har du mulighed for en reception efter nærmere aftale. Til receptionen, der som udgangspunkt vil finde sted om eftermiddagen, indbydes eksterne relationer, samt familie og kollegaer.

Arbejdsmiljø

Hos Systemate skal det fysiske og det psykiske arbejdsmiljø være i orden. Derfor har den enkelte medarbejder et ansvar for at værne om sin egen, samt andres sikkerhed og sundhed. Alle skal medvirke aktivt til at skabe og sikre arbejdspladsen. Vi laver desuden en arbejdspladsvurdering (APV). Se mere i afsnittet: Arbejdsmiljøorganisationen.

Kollegial opførsel, samt konflikter, mobning og krænkende opførsel

Alle medarbejdere har uanset position ret til at blive behandlet med respekt. Et dårligt psykisk arbejdsmiljø er både uacceptabelt og skadeligt, og vil resultere i at hele arbejdspladsen fungerer dårligt. Derfor er det Systemates mål at have et godt psykisk arbejdsmiljø, og i sidste ende glade og tilfredse medarbejdere. Alle medarbejdere har et fælles ansvar for at sikre, at almindelig takt og tone overholdes, samt at mobning, diskrimination og chikane absolut ikke finder sted.

Alvorlig sygdom

Får du konstateret en alvorlig sygdom, er det Systemates overbevisning, at du kan fortsætte i dit job, så længe dit helbred tillader det, og at du samtidig kan yde en acceptabel arbejdsindsats. Derfor vil Systemate bidrage til at tilrettelægge både arbejde og arbejdstid efter din formåen i en periode –så vidt dette er muligt. I denne forbindelse har Systemate tegnet en forsikring med dækning for kritisk sygdom for alle medarbejdere. Ved kritisk sygdom vil du få udbetalt en sum fra denne forsikring jf. de aktuelle betingelser. Se mere om dette i afsnittet om pension og forsikring.

Rygning

Hos Systemate er det ikke tilladt at ryge indenfor. Der henvises i stedet til de udendørs arealer og askebægre. Det er ledelsens ansvar, at denne rygepolitik overholdes. En overtrædelse af ovenstående regler vil medføre en skriftlig advarsel. Ved gentagne overtrædelser er det op til direktøren at sanktionere.

Alkohol/misbrug

Det betragtes som en selvfølge, at ingen medarbejder er alkohol-eller narkotikapåvirket i arbejdstiden. Dette gælder desuden andre stimulerende stoffer som nervemedicin, sovemidler, samt andre stærkt opkvikkende eller beroligende midler.

Pension og forsikring

Forsikring af ting

Hjemmearbejde:

Pensions-og forsikringsordning

Systemate har indgået en firmaaftale med Top Danmark(Nordea Pension), og ifølge den er du sikret:

Barnets første sygedag

Hos Systemate har du mulighed for at blive fritaget fra arbejde, helt eller delvist, på dit barns første sygedag. Dette kan lade sig gøre, hvis følgende forhold er opfyldt:

Barsel

Systemate er medlem af en barselsfond der efter 9 mdr. ancienitet giver dir ret til en forhøjet barselsdagepenge sats. Kontakt vore økonomiansvarlieg for at høre mere om dette.

Ferie og Ferielov

Ferie efter ferieloven

Ferieafholdelsesperioden

Din optjente ferie kan afholdes i perioden fra ferieårets start d. 1. september til 31. december året efter. Det vil altså sige, at du har en periode på 16 måneder til at afholde din ferie i.

Planlægning af ferie

Planlægning af ferie aftales med nærmeste leder, og skal ske under hensyntagen til både dine ønsker og Systemates behov. Når du har planlagt ferie eller feriefridage, skal dette registreres i TimeLog og i din Outlook kalender. Således kan dine kollegaer se din ferie og planlægge efter det. I TimeLog kan du registrere ferie, feriefridage og afspadsering under fraværskategorierne hhv. ”20 Ferie” og ”22 Feriefridage”.

Hindret ferie

Er du, på grund af sygdom, barsel eller anden feriehindring, forhindret i at afholde al din ferie inden ferieårets udløb d. 31. december, overføres ferie automatisk til næste ferieår. Hvis man er feriehindret i to ferie-år i træk, bliver ferie udbetalt.

Overførsel af restferie

Når du ikke at få afholdt al din ferie, kan du efter aftale med din nærmeste leder overføre op til 5 feriedage pr. ferieår –dvs. den femte ferieuge –til efterfølgende ferieafholdelsesperiode. Alternativt kan du få den femte ferieuge udbetalt i forholdet 1:1.

Forskudsferie

Som konsekvens af optjeningen efter samtidighedsprincippet, kan du risikere ikke at have sparet nok ferie op til en given ferie-periode. For at imødekomme dette, tilbyder Systemate sine medarbejdere at kunne holde op til 2 ugers ferie på forskud.

Ferietillæg

Medarbejdere, der holder ferie med løn, har, udover løn under ferie, krav på udbetaling af 1 pct. af den ferieberettigede løn i ferieåret.

Eksamen

Du kan få betalt frihed til relevante eksaminer efter aftale med din nærmeste leder.