Kontorrobotterne indtager dine processer – vær på forkant med fremtiden nu

7/11 2018
RPA - Robotic Process Automation eller softwarerobotter/kontorrobotter, er så småt ved at indtage vores verden. I flere og flere virksomheder har man fået øjnene op for mulighederne ved at implementere kontorrobotter, der kan automatisere manuelle processer.

Hos Systemate har vores forretningsudvikler Nikolai Sloth set på teknologierne og mulighederne i softwarerobotter. Software, businesscases, arbejdsgange og processer der egner sig til at blive løst af softwarerobotter.

Kontorrobotter kan i nogle tilfælde sidestilles med en avanceret makro, og kan derfor som udgangspunkt være ret simpel og billig at implementere og med øjeblikkelige resultater som følge af dette. En tommelfinger regel i forhold til en businesscase på området, siges at være ”hvis du har en medarbejder, der bruger ca. 1/3 af sin tid på en proces, kan RPA teknologien være rentabel at implementere”. Der kan dog være flere faktorer at tage højde for, da der i tilfælde kan være gevinster at hente ved langt mindre processer, da teknologien bliver nemmere og billigere samt at der kan være nogle implementeringer, som man selv kan stå for efter indledende installering.

Samtidig skal man også tage højde for, at mange af de opgaver teknologien kan løse, er simple og trivielle opgaver, som ofte findes kedelige og tidskrævende for din kollega. Derfor vil vi i mange tilfælde se, at i en nær fremtid, vil vores kollegaer ikke ønske at sidde i en stilling, hvor disse trivielle og kedelige opgaver fylder så meget som vi ser i dag, da de ikke kan identificere sig med opgaven. Derfor kan kontorobotter også være med til at løse fremtidige problemer med at skaffe relevant arbejdskraft.

Hvad er RPA egentlig?

RPA er softwarerobotter der efterligner en medarbejders administrative opgaveløsning. Det sker på tværs af systemer og dokumenter, uden at ændre på de underliggende systemer og dokumenter. Du skal nærmest forestille dig, at en robot sætter sig i din stol og efterligner en arbejdsgang.

Hvad er potentialet for automatisering af administrative arbejdsgange?

Ifølge McKinsey og Innovationsfonden den 27. april 2017: Automatisering og kunstig intelligens er i stand til at erstatte 40 procent af danskernes arbejdstimer (kontor).

Hvad egner sig til RPA?

Kendetegn for RPA-egnede processer: Manuelle repeterbare administrative opgavermed høj volumen (mange gentagelser – og måske med stor variation). Desuden også gerne opgaver med et højt tidsforbrug (åbne/lukke doks/systemer – PDF, excel, mails, systemfelter, word osv.).

Selvom en proces har menneskelige beslutningsprocesser, kan robotten være gavnlig. Den kan gennemføre standardopgaverne og lade brugeren beslutte når relevant.

Desuden kan robotter forebygge fejl og ensarte kvaliteten. I oplever sikkert, at hvis man skal gennemføre samme proces 50 gange, så “går man lidt kold i opgaven”. Det gør en robot ikke.

Processer, der har følgende kendetegn, er oftest egnede til RPA: Arbejde på tværs af mange it-systemer, høj volume og håndteringstid, faste procedurer for processen skal følges, proces hvor der ofte opstår fejl, manuel og regelbaseret, standardiseret og moden.

Eksempler på processer med RPA-potentiale: Overvågning af it-systemer, tildeling af rettigheder, fakturahåndtering, controlling, kreditor- og debitorhåndtering, bogføring og kontoafstemning, dokumenthåndtering, konsolideringer og valideringer, indtastning af data, sagsbehandling, løn, performanceudtræk.

De 5 dimensioner i RPA-egnethed

Man taler om RPA-egnede processer ud fra 5 dimensioner:

Højt modenhedsniveau = en best practice procesaftale skal være defineret (og følges i organisationen). I processen med best practice skal det værste spild være fjernet – ellers risikerer vi at automatisere en spild-proces.

Opgaver med en høj frekvens og tidsforbrug – ellers kan det ikke betale sig.

Strategisk begrundet – en automatisering skal være begrundet i opnåelse af mål/strategi. Vi skal eks. ikke bruge tid og penge på automatisering af en arbejdsgang, som vi ikke vil bygge vores fremtidige forretning på…

Indsats – nogle robotter er lettere at lave end andre – så vælg også ud fra kompleksiteten i selve robotten (jo flere systemer, ansvarsskift og brugerflader robotten skal berøre, jo mere kompleks bliver den)

IT-systemerne skal være modne. Det hjælper ikke at lave en robot, som arbejder med nogle programmer, som fortsat er under udvikling. Så kommer man til at opdatere robotten mange gange…

Eksempler og gevinster ved Robotic Process Automation

Lave en vareoprettelse (med data fra et regneark): Fra ca. 35 minutter til 13 sekunder (uden fejl).

Mange RPA-egnede opgaver ligger i økonomi og bogføring (data fra skærm 1 > 2).

Registrering af fakturaer, ordrer, informationer…

I mange år har vi outsourcet processer til ex. Indien. Måske er fremtiden RPA i Danmark. Det bevarer desuden kontrollen over processen og kompetencen.

Husk at robotten ikke holder pauser, skal ikke tisse, har ikke syge børn osv. Den kan køre 24/7.

Hvordan kommer du i gang med RPA?

Foranalyse

Ofte glemmer organisationerne det nødvendige forarbejde før en RPA-implementering. Det er vigtigt, at I først foretager en grundig foranalyse for at afdække potentialet for RPA og udvælge de processer, der skal automatiseres. Ikke alle processer er lige egnede til RPA, og det er derfor vigtigt at overveje, hvor RPA skal anvendes, og hvor andre alternativer er mere oplagte.

Valg af softwareleverandør

Det kan være en svær opgave at få et overblik over det hurtigt udviklende RPA-marked. Der er ikke én software, der passer til alle organisationer og deres unikke krav. Det er derfor meget vigtigt, at organisationerne i forlængelse af en foranalyse vurderer, hvilke krav I stiller til en RPA-software.

Proof of concept/Pilot projekt

På baggrund af foranalysen og leverandørvalget kan I igangsætte et Proof of Concept (PoC) eller et pilot projekt. Formålet er at demonstrere, hvordan softwaren fungerer i praksis og at bevise, at softwaren lever op til de krav, der er stillet i foranalysen, samt at business casen er holdbar. På dette tidspunkt i processen giver det også mening for jer at overveje, hvordan de rette kompetencer bliver udviklet til at kunne håndtere de nye tiltag.

Implementering, skalering og drift

Efter en PoC/pilot er din organisation klar til at implementere og skalere RPA på tværs af forretningen. Her er det særligt vigtigt at have en end-to-end tilgang til processerne på tværs af organisationen, og samtidig sørge for, at processerne er standardiserede og klargjort til RPA. Derudover er det nødvendigt at få etableret RPA som en naturlig del af din organisations operating model ved blandt andet at etablere en governance-struktur, der passer til din organisations behov. Sideløbende med dette skal hele transformations-processen håndteres korrekt ved at have fokus på forandringsledelse og de berørte ansatte.

Har I brug for yderligere informationer eller input omkring RPA, så deltag gerne i vores webinar omkring kontorrobotter d. 21. november eller tag fat i vores venlige konsulenter, der gerne byder ind med sparring eller byde ind med en PoC workshop til dig.

Martin Dommerby

Lad os hjælpe dig videre

Martin Dommerby er en af vores specialister på området og sidder klar til at rådgive og hjælpe dig videre.

 +45 26 24 64 62

 mdo@systemate.dk