14 Smarte tips til introduktion af automatisering i din virksomhed

Det kan virke fristende at automatisere alt, hvad du kan, men det er klogt at have en plan på plads for at udnytte den tid og de ressourcer, der er nødvendige for at gennemføre automatisering. 14 medlemmer af Forbes Technology Council er blevet spurgt om deres bedste råd til virksomheder, der søger at automatisere flere af deres forretningsprocesser.

1. Lad dit team teste og implementere løsninger

Find det bedste automatiseringsværktøj og tildel et team med ansvar for test og implementering af det gradvis. Mængden af ​​ressourcer du sparer, vil være forbløffende, og dine samarbejdspartnere vil snart føle sig godt tilpas med de nye ændringer. – Nick Chandi, SlickPie

2. Forstå den proces du vil automatisere fuldstændigt

Jeg kan ikke fortælle dig, hvor mange gange jeg har set folk forsøge at automatisere en eksisterende proces uden at se på selve processen. Tag tid til at evaluere processen og om nødvendigt ændre den, især på områder, hvor automatisering kan strømline den. – Lisbi Abraham, Andela

3. Hjælp dit team med beslutningen om automatisering

Husk at hjælpe holdet med at vedtage de nye automatiserede processer. Perfekt designet automatisering fungerer kun så godt som det vedtages af de mennesker, der bruger det. Ændring er hårdt; de fleste mennesker kan ikke lide forandring, selvom det vil gøre deres job og liv lettere. For at sikre, at den er vellykket, husk at få alle med på forandringen og sørge for træning i den workflowautomatisering, du introducerer. – Leah Allen, Radius

4. Planlæg forfra for at skifte til automatisering

Automatisering er en nøgle til succes på mange områder. Men når du bygger et nyt produkt, skal du være forsigtig med antallet af ting, du automatiserer. Ofte er det mere effektivt, at med at gøre ting manuelt, og derefter skifte til automatisering, når du forstår domænet bedre. I sidste ende bliver du stadig nødt til at binde alt sammen, så vær klar! – Andrey Neverov, Trucker Path

5. Beregn investeringsafkastet

Automatisering er ikke altid let. Sørg for at estimere den tid/omkostningsbesparelser, der er i at en automatisere en proces, og sammenligne med den tid / omkostninger, det vil tage for at faktisk automatisere processen. Hvis du investerer tid / penge nu, er den tid det tager at indtjene investeringen acceptabel? Sørg for at prioritere automatisering af de processer, der sparer mest tid og har det største afkast. – Matthew Kolb, AnyplaceAmerica.com

6. Tænk langsigtet

Når du automatiserer, skal du overveje, hvad der vil give mest mening i det lange løb. Sørg for, at den løsning, du bruger, har fleksibilitet til at vokse og tilpasse sig fremtidige ændringer i din udviklingsproces. Det værste er at blive afhængig af en løsning, der er begrænset eller uden for din kontrol – et problem, som mange cloud-baserede systemer og tredjepartsapps er kendt for. – Chris Kirby, Voices.com

7. Brug opgaver afhængigt af spørgsmålet

Komplekse arbejdsgange kan have flere skiftende kritiske stier. Når du bruger opgave afhængigheder og logikbaseret afvigelse, kan du nemt komme til atoprette en arbejdsgang, der ikke er brugervenlig. For at undgå dette, skal du tillade større blokke af opgaver til enhver tid. Dette vil give brugerne nok plads til at det automatiske workflow arbejder for dem. – Dan Pennell, WMtek

8. Arbejde bagud fra din ideelle arbejdsgang

Alt for mange automatiseringsprojekter bliver blæst ud af proportioner og går over budget. Det er vigtigt at indstille en klar vision om, hvad automationens endelige løsning skal opnå, og derefter arbejde baglæns med at definere de leveringsfaser, der er nødvendige for at løse dette. Dette gør det vanskeligt for projektet at strande på vejen og sætter klare forventninger til alle involverede på forhånd. – Bijan Vaez, EventMobi

9. Overvej sikkerhedsrisikoen ved automatisering

Alt der er automatiseret og digitaliseret kan blive hacket. Automatisering gør opgaver et klik nemmere og tusind gange hurtigere for dig – det gør også det samme for den ondsindede hacker. Vær opmærksom på sikkerhed og planlægge i overensstemmelse hermed. – Satyam Tyagi, Certes Networks

10. Søg efter standard løsninger

Når du vil automatisere en proces, skal du undersøge, hvad der er tilgængeligt, før du beslutter dig for at bygge dit eget system. Ved at bruge det, der allerede er tilgængeligt, sparer du tid og penge. Og i erhvervslivet er tid penge. Udnyt så mange færdige løsninger som du kan, forbind dem sammen og test at de fungerer. – Lubo Smid, STRV

11. Gå langsomt og prioritere

Automatisering af workflow tager meget tid og ressourcer, som du hæfter for, hvis du ikke gør det rigtigt. Der er også en stejl indlæringskurve involveret. Start så med at oprette en liste over, hvilke foranstaltninger der vil få størst indvirkning på virksomheden og prioritere med, hvor meget arbejde / indsats / risiko, der er involveret i implementeringen af ​​hver. – Eller Shani, adgoritmer

12. Skriv dine processer ned

Før du automatiserer din arbejdsgang, skal du dokumentere alle dine processer og gennemgå dem med en fin tættekam. I dette trin leder du efter problemer, der opstår, når noget fungerer ved ekstreme parameter og vil afspore dine systemer, når du automatiserer. – Pin Chen, ONTRAPORT

13. Hold en høj standard for kvalitetskontrol

Automatisering, som ethvert andet computersystem, vil have fejl. Nogle gange er disse bugs indlysende fejl, og andre gange er de “hjørnesager” som følge af usandsynlige grænsevilkår. Du skal underkaste dine automatiseringsprocedurer den samme grad af kvalitetskontrol, som du ville gøre i din produktudvikling. Når din automatisering er implementeret, sørg da for at overvåge og måle dens effektivitet for at sikre, at det virker som forventet. – Arvind Prabhakar, StreamSets

14. Start med det simple

Automatisering er lidt som at grave en tunnel: Du ved ikke, hvad du skal løbe ind. Det er bedst at begynde med noget nyttigt, men simpelt. Du vil undgå spildt tid og ressourcer, men lærer meget om din organisation og infrastruktur. Udfør disse lektioner fremadrettet og tag en trinvis tilgang, og du vil dermed maksimere dine produktivitetsgevinster, mens du forbereder dig på større projekter. – Matthew Russell, Digital Reasoning